Le registre unique du personnel : obligations, mise à jour et bonnes pratiques pour les PME
- paiedirect
- 16 sept.
- 2 min de lecture
Introduction
Toute entreprise qui embauche des salariés doit tenir un registre unique du personnel (RUP). Trop souvent négligé ou mal renseigné, ce document est pourtant obligatoire et peut faire l’objet d’un contrôle de l’inspection du travail. Son absence ou sa mauvaise tenue expose l’employeur à des amendes, voire à des sanctions plus lourdes en cas de récidive.
Dans cet article, nous allons expliquer de façon claire :
ce qu’est le registre du personnel ;
qui doit le tenir et quand ;
les informations à y inscrire ;
les bonnes pratiques pour éviter les erreurs et sécuriser vos obligations.
1. Le registre unique du personnel : une obligation légale
Base légale : articles L1221-13 à L1221-15 du Code du travail.
Obligation : toute entreprise qui emploie des salariés, même un seul, doit tenir un registre du personnel.
Support : le registre peut être tenu sur papier ou par voie électronique, à condition d’être sécurisé et inaltérable.
Conservation : 5 ans à compter du départ du salarié de l’entreprise (et jusqu’à 40 ans pour certains emplois particuliers, ex. exposition à l’amiante).
2. Qui doit figurer dans le registre du personnel ?
Chaque salarié doit être inscrit dans l’ordre chronologique de son embauche :
Salariés en CDI, CDD, temps plein ou partiel ;
Apprentis, contrats de professionnalisation, alternants ;
Stagiaires (mention spécifique obligatoire) ;
Travailleurs mis à disposition par une entreprise extérieure (intérim, groupement d’employeurs).
Attention : les stagiaires doivent être identifiés dans une rubrique distincte, avec leurs dates de présence et le nom du tuteur.
3. Quelles informations doivent être inscrites ?
Pour chaque salarié, le registre doit contenir a minima :
Identité : nom, prénom, sexe, nationalité, date de naissance ;
Embauche : date d’entrée dans l’entreprise ;
Emploi : qualification, poste occupé, type de contrat (CDI, CDD, intérim, alternance, etc.) ;
Sortie : date de sortie de l’entreprise et motif (démission, licenciement, fin de contrat, retraite, etc.).
Pour les stagiaires : identité, dates de stage, établissement d’origine, tuteur.
4. Sanctions en cas de manquement
Ne pas tenir de registre ou l’omettre expose à :
une amende administrative de 750 € par salarié concerné ;
des sanctions pénales en cas de récidive ;
un risque accru lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou d’un contentieux prud’homal.
5. Bonnes pratiques pour une PME
Tenue à jour immédiate : chaque embauche doit être inscrite sans délai.
Rubriques claires : bien distinguer salariés, stagiaires et intérimaires.
Archivage sécurisé : conserver les registres 5 ans minimum après le départ du salarié.
Support électronique fiable : en cas d’utilisation d’un logiciel, privilégier une solution qui respecte les conditions d’inaltérabilité et de traçabilité.
Contrôles réguliers : vérifier chaque mois que les entrées/sorties sont bien inscrites, surtout en cas de turnover.
Conclusion
Le registre unique du personnel est un outil simple mais essentiel : il sécurise l’entreprise vis-à-vis de ses obligations légales et limite les risques de sanctions.
Chez Paie Direct, nous savons que ce type de formalité peut vite devenir chronophage pour une PME. C’est pourquoi nous fournissons et mettons à jour le registre du personnel pour nos clients, afin qu’ils soient toujours en conformité, sans effort.
Commentaires